1. Vrije afspraken
Dit zijn persoonlijke afspraken die alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die ze heeft ingevoerd. Deze afspraken kunnen op ieder moment ingevoerd worden zonder dat er een beschikbaarheidsblok aanwezig is.
2. Afspraak zonder werknemer
Dit zijn afspraken die hetzelfde werken als het maken van een afspraak met een werknemer echter is er in dit geval geen werknemer ingepland en is er geen dossier aan gekoppeld. Met dit type afspraak kunt u bijvoorbeeld een deel van een beschikbaarheid blokkeren voor een overleg of verlof.
Om een afspraak zonder werknemer te plannen is dus wel een beschikbaarheid nodig.
Zo gaat u te werk:
1. Vrije afspraak inplannen.
1.1 Ga naar tabblad Vandaag in de menubalk van VerzuimSignaal en klik vervolgens op Planningsagenda.
1.2 Controleer altijd eerst rechts bovenin of u in de juiste agenda aan het werk gaat (wanneer u toegang heeft tot meerdere agenda's).
1.3 Klik in de rechter menubalk van de planningsagenda op Vrije afspraak plannen.
1.4 Een pop-up venster wordt geopend. Voer de datum en het tijdstip in en klik op opslaan.
Het vinkje Hele dag blokkeert de tijdkeuze en maakt een afspraak aan die de hele dag doorloopt.
1.5 Klik op Opslaan
om de afspraak in de agenda te zetten.
2. Afspraak zonder werknemer plannen.
Een afspraak zonder werknemer kan alleen binnen een beschikbaarheid gepland worden. Het aanmaken van een beschikbaarheid wordt toegelicht in het artikel Beschikbaarheidsblokken aanmaken. Als u al bekend bent met het maken van afspraken, scroll dan door door naar onderdeel 2.5 van deze instructie.
2.1 Ga naar tabblad Vandaag in de menubalk van VerzuimSignaal en klik vervolgens op Planningsagenda.
2.2 Controleer altijd eerst rechts bovenin of u in de juiste agenda aan het werk gaat.
2.3 Zoek het beschikbaarheidsblok waar u de afspraak zonder werknemer wilt plannen en klik binnen het blok op de linker muisknop. Kies vervolgens voor Afspraak plannen.
Een nieuw venster wordt geopend waarin u de afspraak gegevens kunt invoeren.
2.4 Geef uw afspraak een titel.
2.5 Het veld Type een naam of een burgerservicenummer laten u leeg. Het pull-down menu wat eronder staat klikt u open en selecteert u Afspraak zonder werknemer.
De tijd van de afspraak laten we nog even voor wat het is.
2.6 Ga vervolgens naar het tabblad afspraak gegevens.
2.7 Selecteer de verrichting die de agenda gebruiker moet uitvoeren tijdens de afspraak. In het geval van afspraken zonder werknemer zou u extra verrichtingen kunnen aanmaken in het beheer van de planningsagenda, zoals verlof, vakantie of vergadering.
Let op: Aan een verrichting kan een normtijd gekoppeld zijn. Wanneer dit het geval is krijgt u tijdens het selecteren een melding of u de normtijd wilt overnemen naar de afspraak. Als u op OK klikt dan wordt de tijd van de afspraak automatisch aangepast. De applicatie kiest de eerst beschikbare tijd in uw beschikbaarheid en houdt de normtijd aan voor de duur van de afspraak.
2.8 Selecteer een status voor de afspraak. Dit kan bijvoorbeeld Reservering zijn.
Nadat een verrichting is gekozen (en eventueel de normtijd van de verrichting is overgenomen in de afspraak) kunt u de tijd van de afspraak eventueel nogaanpassen.
2.9 Wanneer een werknemer, een verrichting een status en een tijd voor de afspraak is gedefinieerd, kunt u de afspraak opslaan door op de diskette
te klikken.De afspraak staat nu als gekleurd blok op de beschikbaarheid.
Gerelateerde artikelen:
Afspraken plannen en brieven maken
Afspraken plannen via agendawizard
Beheer en inrichting van de agenda
Beschikbaarheidsblokken aanmaken
