Afspraken plannen in de planningsagenda
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u via de planningsagenda een afspraak kan inplannen voor een werknemer en een brief kan sturen naar de werknemer.
1. Om te beginnen dient u de juiste agenda te selecteren. Aan de rechterkant van het scherm heeft u de optie om via het drop down menu te kiezen tussen de verschillende agenda's van gebruikers waarvoor u autorisatie heeft. De agenda die u hier selecteert is vervolgens de agenda waarin u aan het werk gaat.
Belangrijk: Om in de planningsagenda een afspraak te plannen moet er altijd een beschikbaarheid aanwezig zijn. Een beschikbaarheid geeft aan op welke tijden een agendagebruiker op de betreffende locatie aanwezig is. Zie ook het artikel Beschikbaarheidsblokken aanmaken.
2. Klik met de linkermuisknop op het beschikbaarheidsblok waarin u de afspraak voor de werknemer wil plannen. Klik vervolgens op 'Afspraak plannen'.
3. Zoek de werknemer op waarvoor u een afspraak wil maken via de velden 'Achternaam', 'Geboortedatum' of 'Postcode/Huisnummer' en klik op 'Zoeken'. Indien er meerdere resultaten verschijnen, selecteert u de juiste werknemer via het drop down menu.
4. Selecteer de verrichting welke uitgevoerd moet worden en de begintijd/eindtijd van de afspraak.
5. Indien alles correct is ingevuld, kunt u klikken op 'Opslaan en sluiten' om de afspraak op te slaan.
Brief versturen naar werknemer
Belangrijk: Om een brief te kunnen versturen naar een werknemer dient er al een sjabloon hiervoor aanwezig te zijn in de sjabloongenerator. Zie ook het artikel https://help.verzuimsignaal.nl/applicatieinstellingen/sjabloongenerator.
1. Zodra u de werknemer waarvoor u een afspraak heeft gemaakt opgezocht heeft, kunt u via het tabblad 'Dossier' een brief versturen door middel van de afspraak definitief te maken. Onder het kopje 'Agenda afspraken' kunt u in de klom 'Status' klikken op 'Reservering', en dit wijzigen naar 'Definitief'.
Het versturen van de brief kan ook direct tijdens het aanmaken van de afspraak in de agenda. Zodra u in het onderstaande scherm het drop down menu bij 'Reservering: Er is nog geen definitieve bevestiging' aanpast naar 'Definitief: De afspraak is definitief gepland', krijgt u gelijk de vraag welke hieronder bij punt 2 beschreven staat.
2. U krijgt vervolgens onderstaande melding in beeld, u kunt hier op 'OK' klikken om een brief op te stellen. Indien u op 'Annuleren' klikt dan wordt er geen brief opgemaakt en wordt alleen de afspraak op 'Definitief' gezet.
3. In het volgende scherm kiest u het sjabloon welke u wil gebruiken voor de brief.
4. Selecteer vervolgens in het veld 'Sjabloon' het sjabloon welke u wil gebruiken voor de brief. Vervolgens kiest u voor 'Opslaan en sluiten'.
5. Het aangemaakte document komt vervolgens beschikbaar bij de werknemer onder het tabblad 'Dossier' en het kopje 'Documenten - gebruiker'.
