Door het aanmaken van beschikbaarheden kunt u aangeven op welke tijden een agendagebruiker op de betreffende locatie aanwezig is. Een planner kan dan binnen deze beschikbaarheid afspraken inplannen. Buiten een beschikbaarheid kan niet gepland worden.
1. Om een beschikbaarheid aan te maken gaat u naar het tabblad Vandaag in Verzuimsignaal en klikt u op Planningsagenda.
De agenda wordt geopend.
2. Controleer eerst in welke agenda u gaat werken. Als u planner bent, dan kunt u bevoegd zijn om in meerdere agenda's te werken.
3. Klik met uw linker muisknop in op een bepaalde dag in de agenda om op die dag een beschikbaarheid aan te maken.
In ons voorbeeld klikken wij met onze muis ergens onder de kolom vr 22-4 om op die dag een beschikbaarheid aan te maken.
Een nieuw venster wordt geopend waarin u de beschikbaarheid kunt definieren.
1. Vul een titel van de beschikbaarheid in en geef aan op welk tijdstip de beschikbaarheid begint en eindigt.
2. Selecteer op welke locatie de beschikbaarheid is. In het veld eronder selecteert u welke verrichtingen op die beschikbaarheid gedaan mogen worden.
Standaard staan alle verrichtingen aangevinkt die voor die locatie voorgedefinieerd zijn in het agenda beheer.
3. Bij Eigen gebruikers kunt u kiezen welke andere agendagebruikers deze beschikbaarheid mogen zien.
4. Bij Werkgever gebruikers autoriseren kunt u aangeven welke werkgever gebruikers de beschikbaarheid mogen zien en waar ze op mogen plannen (afhankelijk van de gebruikersrol van de werkgever). Zoek in de bovenste balk eerst op de naam van de werkgever. Selecteer de werkgever in de balk eronder en selecteer vervolgens de gebruikers die toegang mogen hebben tot deze beschikbaarheid.
5. Klik op de diskette
om de beschikbaarheid op te slaan.TIP: U kunt een beschikbaarheid als een terugkerende reeks opslaan. Bij onderdeel 1 uit bovenstaande afbeelding zet u een vinkje bij herhalen.
Er wordt in de beschikbaarheid een nieuw tabblad geopend waar u de herhaling kunt instellen. In onderstaand voorbeeld hebben we de beschikbaarheid zo ingesteld dat deze elke week herhaald wordt, vijf weken lang.
Er wordt in de beschikbaarheid een nieuw tabblad geopend waar u de herhaling kunt instellen. In onderstaand voorbeeld hebben we de beschikbaarheid zo ingesteld dat deze elke week herhaald wordt, vijf weken lang.
Na het opslaan van uw beschikbaarheid ziet u een doorzichtig blok in uw agenda. Op dit blok kunt u afspraken plannen.
Dit doet u door met uw linkermuisknop op het blok te klikken.
Ga verder naar het artikel Afspraken plannen en brieven maken voor meer informatie over het plannen van afspraken.
Gerelateerde artikelen:
Afspraken plannen en brieven maken
Afspraken plannen via agendawizard
Agenda afspraken
Afspraken plannen en brieven maken
Afspraken plannen via agendawizard
Agenda afspraken
