Overzicht Bewaartermijnen
Op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
In het overzicht Bewaartermijnen van VerzuimSignaal vindt u alle dossiers die de wettelijke bewaartermijn hebben overschreden. VerzuimSignaal faciliteert voor u de mogelijkheid om dossiers die een bewaartermijn hebben overschreden, veilig en gecontroleerd te verwijderen. In dit help-artikel wordt uitgelegd welke bewaartermijnen we hanteren en welke gegevens er verwijderd worden.
Bewaartermijnen:
In VerzuimSignaal is logica ontwikkeld die werknemers, vanaf 2 jaar na einddatum dienstverband, verdeelt in diverse categorieën van bewaartermijnen:
Verzuim/Re-integratie dossiers (2 jaar na einddatum dienstverband):
Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een verzuim/re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een verzuim/re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na einddatum dienstverband te bewaren. Ook bij werknemers met een niet beëindigd dienstverband kunnen dossiers die langer dan 2 jaar geleden zijn gesloten verwijderd worden. Hierbij wordt alleen de inhoud van het dossier verwijderd.
Indien de werkgever geen eigen risicodrager Ziektewet is, de werknemer geen WGA of medisch dossier heeft, kunnen de gegevens van de werknemer verwijderd worden.
Dossiers van Eigen risicodragers Ziektewet (5 jaar na einddatum dienstverband):
Indien de werkgever Eigen risicodrager Ziektewet is, dienen de verzuimgegevens voor een periode van 5 jaar bewaard te blijven.
WGA dossiers (10 jaar na einddatum dienstverband):
Indien de werknemer een WGA dossier heeft, dient dit dossier voor een periode van 10 jaar na uit dienst treden bewaard te blijven. Overige verzuimgegevens en re-integratiedossiers kunnen verwijderd worden.
Medische dossiers (20 jaar na laatste bewerking in het dossier):
Wanneer een werknemer een medisch dossier heeft, waarin langer dan 20 jaar geleden voor het laatst een toevoeging of wijziging is uitgevoerd, dient dit dossier verwijderd te worden door de bedrijfsarts.
Hoe werkt de logica binnen VerzuimSignaal?
1. Alle werknemers die langer dan twee jaar uit dienst zijn worden getoond in het overzicht Bewaartermijnen. Ook kunnen via het filter werknemers in dienst getoond worden met dossiers die langer dan 2 jaar geleden zijn gesloten.
2. Als de werknemer twee jaar uit dienst is, en er worden geen ERD, WGA of medische dossiers gevonden dan kunnen de persoonsgegevens en de verzuimgegevens verwijderd worden.
3. Als er een ERD dossier gevonden wordt, dan worden de andere dossiers verwijderd met uitzondering van de ERD dossiers. De werknemer blijft bestaan in de database voor de duur van de ERD bewaartermijn (vijf jaar na einde dienstverband).
4. Als er een WGA dossier gevonden wordt, dan worden de andere dossiers verwijderd met uitzondering van het WGA dossier. De werknemer blijft bestaan in de database voor de duur van de WGA bewaartermijn (tien jaar na einde dienstverband).
5. Als er een Medisch dossier gevonden wordt, dan wordt de inhoud van de re-integratiedossiers verwijderd. De inhoud van het medische dossier per verzuimmelding blijft bestaan voor de duur van de bewaartermijn van het medisch dossier (twintig jaar na laatste bewerking in het medisch dossier).
Let op: Bovenstaande spelregels voor bewaartermijnen kunnen ook gecombineerd voorkomen. Bijvoorbeeld een werknemer die twee jaar uit dienst is, 5 verzuimmeldingen heeft waarvan er 2 binnen een eigen risicodragerperiode vallen en er 1 een medisch dossier heeft. Het kan dus voorkomen dat er slechts een gedeelte van de dossiers verwijderd wordt bij een werknemer. VerzuimSignaal houdt er rekening mee dat er nooit teveel gegevens verwijderd worden.
Begrippen en definities
Verzuim/Re-integratie dossiers:
Hieronder verstaan we alle verzuimmeldingen, preventieve dossiers, zwangerschapsdossiers en overige protocollen die niet binnen een eigen risicodrager periode van de werkgever vallen.
ERD dossier:
Alle verzuimmeldingen, preventieve dossiers en overige protocollen waarvan de eerste AO-dag binnen de eigenrisicodrager periode van de werkgever ligt.
WGA dossier:
Alle dossiers van het type WGA.
Medisch dossier:
Alle gegevens die door een medische gebruiker zijn toegevoegd aan een of meerdere verzuimmeldingen. Het medisch dossier wordt in VerzuimSignaal per verzuimmelding gescheiden, maar voor het overzicht Bewaartermijnen beschouwen we het medisch dossier als één geheel per werknemer. Het uitgangspunt bij het verwijderen van een medisch dossier is niet de uit dienst datum van de werknemer, maar de laatste bewerking van het medisch dossier. In VerzuimSignaal tellen we vanaf de laatste logboekvermelding van het medisch dossier.
