Bij het berekenen van de verzuimcijfers op basis van kalenderdagen wordt altijd uitgegaan van 365 kalenderdagen per jaar.
In de onderstaande uitleg wordt per hoofdstuk uitgelegd hoe de functionaliteit werkt.
1. Voorformulier
2. Filter opslaan
3. Rapport genereren
4. Output
5. Output exporteren
6. Rekenmethodieken
1. Voorformulier
In het voorformulier kunt u een selectie maken over onder andere welke periode, populatie en protocollen u de verzuimcijfers wenst uit te draaien.
1.1 Periode
Het voorformulier start met de selectie van de periode. Hier kunt u de gewenste periode invullen. Let op! De onderste datum geeft de periode tot weer. Als u bijvoorbeeld de cijfers over geheel 2015 wenst uit te draaien, vult u hier 01-01-2015 tot 01-01-2016 in. Door op de buttons achter de data te klikken, kunt u de kalender openen. Hier kunt u handmatig een datum aanklikken.
1.2 Selectiecriteria
Bij dit onderdeel kunt u kiezen over welke populatie u de verzuimcijfers wenst uit te draaien. Dit kan op basis van Alle bedrijven (waarvoor u bent geautoriseerd), Specifieke selectie (u selecteert zelf bedrijven, afdelingen en/of werknemers) of Groep*. Bij 'Type selectie' kunt u een keuze maken uit beide opties.
* U kunt alleen kiezen voor 'Groep' als er daadwerkelijk groepen zijn ingericht onder 'Applicatie instellingen' en 'Groepsbeheer'. Als u geen groep heeft ingericht, wordt de optie niet getoond in de rapportgenerator.
Wanneer u kiest voor Specifiele selectie dan selecteert u de gewenste holding/bedrijf/afdeling(en)/werknemer(s). Dit doet u door in de kolom op de naam van het onderdeel te klikken, zodat de bedrijfsstructuur verder naar rechts wordt uitgeklapt. Als u de gehele holding inclusief alle onderliggende onderdelen wil uitdraaien, hoeft u enkel op het witte bolletje achter de holdingnaam aan te vinken.
Voor een specifiekere selectie kunt u vinkjes plaatsen bij het gewenste onderdeel. Als u een vinkje plaatst voor de bedrijfsnaam, worden meteen alle afdelingen meegenomen. Mocht u bijvoorbeeld alleen een aantal willekeurige afdelingen tegelijk willen uitdraaien, hoeft u alleen vinkjes voor de desbetreffende afdelingen te plaatsen (zie voorbeeld hieronder). Dan geldt wederom dat meteen alle werknemers van deze afdelingen worden meegenomen in de verzuimcijfers.
Door bij 'Type selectie' te kiezen voor 'Groep', hoeft u daarna alleen de gewenste groep(en) te selecteren door een vinkje te plaatsen. De cijfers worden berekend op de populatie zoals dit bij het groepsbeheer ingericht staat.
1.3 Rapportopties
Als eerste kunt u onder het kopje 'Rapportopties' kiezen voor welke protocollen u het rapport wil genereren. U kunt kiezen voor de protocollen ziek, zwanger en ziek a.g.v. zwangerschap. U kunt één protocol kiezen, maar ook meerdere. Dit doet u door vinkjes te plaatsen voor de verschillende opties.
In dit bovenstaand geval komen alleen werknemers voor op de output die ziek zijn gemeld in de verslagperiode, dus vrouwelijke werknemers die toen (ziek a.g.v.) zwanger(schap) waren, mogen niet getoond worden op de output.
Als tweede kunt u onder het kopje 'Rapportopties' kiezen welke van de vier extra criteria u 'Inclusief' wil selecteren. De keuze bestaat uit afdelingen zonder verzuim, bedrijven zonder verzuim, omschrijvingen en structureel functioneel beperkt.
Afdelingen zonder verzuim = Bij het selecteren van deze optie worden de afdelingen waar geen verzuim in heeft plaatsgevonden tijdens de verslagperiode toch getoond. Het aantal werknemers en de beschikbare dagen worden wel weergegeven. Echter wordt er bij het aantal verzuimdagen, het aantal verzuimmeldingen, de ziekmeldfrequentie en verzuimpercentage nihil weergegeven (aantal 0,00 of 0,00%).
Bedrijven zonder verzuim = Bij het selecteren van deze optie worden de bedrijven waar geen verzuim in heeft plaatsgevonden tijdens de verslagperiode toch getoond. Het aantal werknemers (ook uitgedrukt in FTE) en de beschikbare dagen binnen dat bedrijf worden wel getoond. Echter wordt er bij het aantal verzuimdagen, het aantal verzuimmeldingen, de ziekmeldfrequentie en verzuimpercentage nihil weergegeven (aantal 0,00 of 0,00%).
Omschrijvingen = Bij het selecteren van deze optie wordt de kolom 'Verzuimreden' meegenomen in de output.
Structureel Functioneel Beperkt = Bij het selecteren van deze optie worden de werknemers met een SFB-status meegerekend in de verzuimcijfers.
Als laatste onder het kopje 'Rapportopties' kunt u kiezen of u inactieve afdelingen wil uitsluiten van de output. Afdelingen die inactief zijn gemaakt, kunnen uitgesloten worden door een vinkje te plaatsen voor de optie.
2. Filter opslaan
Als u vaker gebruik maakt van hetzelfde rapport met dezelfde selectiecriteria is het handig om dit als filter op te slaan. U vult het gehele voorformulier in en kiest daarna rechtsonderin voor de button 'Filter opslaan'.
In de pop-up kunt u een naam geven aan het filter en kiezen voor 'Opslaan en sluiten'.
Na het opslaan kunt u eenvoudig het filter openen door het linksonderin aan te klikken.
Als de button blauw is (zoals links hierboven), is het filter geselecteerd. Als het filter is gedeselecteerd, wordt de button in een witte kleur getoond (zoals rechts hierboven).
Het filter kunt u legen door te kiezen voor de button 'Legen' rechtsonderin het beeldscherm.
3. Rapport genereren
Zodra u de gewenste selectie heeft gemaakt, kunt u het rapport gaan genereren. Dit kunt u doen door op de genereerbutton te klikken rechtsbovenin uw beeldscherm.
Let op! Het genereren van de output kan even duren, afhankelijk van de grootte van de populatie. Wij adviseren u om ondertussen niet in uw browser te klikken, maar geduldig af te wachten tot de output op uw beeldscherm wordt getoond. Zo voorkomt u dat uw browser vast kan lopen.
4. Output
Met de output wordt de uitkomst van de verzuimanalyse bedoeld. Stap voor stap wordt in onderstaande beschrijving weergegeven wat er precies wordt bedoeld.
4.1 Rapportgegevens
Rapportnaam
De naam van het geselecteerde rapport.
Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.
Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).
Structureel Functioneel Beperkt
Ja of Nee. Output is inclusief of exclusief medewerkers met een SFB-status (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Werknemers
Totaal aantal werknemers van de gehele gekozen populatie binnen de verslagperiode. Weergegeven in aantallen en in FTE.
Verzuimdagen
Totaal aantal verzuimdagen van alle werknemers van de gekozen populatie die verzuimden in de verslagperiode.
Beschikbare dagen
Totaal aantal beschikbare dagen van alle werknemers van de gekozen populatie binnen de verslagperiode.
Bedrijven zonder verzuim
Ja/Nee. Bedrijven waarbij geen verzuim heeft plaatsgevonden binnen de verslagperiode worden toch getoond met 0.00 of 0.00% (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Afdelingen zonder verzuim
Ja/Nee. Afdelingen waarbij geen verzuim heeft plaatsgevonden binnen de verslagperiode worden toch getoond met 0.00 of 0.00% (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Ziek
Ja/Nee. Protocol Ziek wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Zwanger
Ja/Nee. Protocol Zwanger wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Adoptie
Nee. Protocol Adoptie wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Donor
Nee. Protocol Donor wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Ziek a.g.v. zwangerschap
Ja/Nee. Protocol ziek a.g.v. wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Kort verzuim, middel verzuim, lang verzuim
Ziekteverzuim uitgedrukt in percentage per duurcategorie.*
Verzuimmeldingen
Totaal aantal verzuimmeldingen van de verzuimende medewerkers van de gehele geselecteerde populatie binnen de verslagperiode.
Ziekmeldfrequentie
Berekening ziekmeldfrequentie van de gehele geselecteerde populatie.*
Verzuimpercentage
Berekening verzuimpercentage van de gehele geselecteerde populatie.*
* De berekening van deze onderdelen kan teruggelezen worden in het artikel 'Rekenmethodieken'. Dit artikel kunt u raadplegen door hier te klikken.
4.2 Cijfers per bedrijf
Rapportnaam
De naam van het geselecteerde rapport.
Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.
Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).
Werknemers
Totaal aantal werknemers binnen dit bedrijf, binnen de verslagperiode. Weergegeven in aantallen en in FTE.
Verzuimdagen
Totaal aantal verzuimdagen van alle werknemers van dit bedrijf die verzuimden in de verslagperiode.
Beschikbare dagen
Totaal aantal beschikbare dagen van alle werknemers van dit bedrijf binnen de verslagperiode.
Bedrijfsnaam
Volledige bedrijfsnaam zoals opgegeven bij de bedrijfsgegevens.
Adres
Straat, postcode en plaats van het bedrijf zoals opgegevens bij de bedrijfsgegevens.
Dienstverlener
Naam van de dienstverleden zoals opgegeven bij de bedrijfsgegevens.
Kort verzuim, middel verzuim, lang verzuim
Ziekteverzuim uitgedrukt in percentage per duurcategorie binnen dit bedrijf.*
Verzuimmeldingen
Totaal aantal verzuimmeldingen van de verzuimende medewerkers binnen dit bedrijf, binnen de verslagperiode.
Ziekmeldfrequentie
Berekening ziekmeldfrequentie van de populatie binnen dit bedrijf.*
Verzuimpercentage
Berekening verzuimpercentage van de populatie binnen dit bedrijf.*
* De berekening van deze onderdelen kan teruggelezen worden in het artikel 'Rekenmethodieken'. Dit artikel kunt u raadplegen door hier te klikken.
4.3 Cijfers per afdeling
Werknemers
Totaal aantal werknemers binnen deze afdeling, binnen de verslagperiode. Weergegeven in aantallen en in FTE.
Verzuimdagen
Totaal aantal verzuimdagen van alle werknemers van deze afdeling die verzuimden in de verslagperiode.
Beschikbare dagen
Totaal aantal beschikbare dagen van alle werknemers van deze afdeling binnen de verslagperiode.
Kort verzuim, middel verzuim, lang verzuim
Ziekteverzuim uitgedrukt in percentage per duurcategorie binnen deze afdeling.*
Verzuimmeldingen
Totaal aantal verzuimmeldingen van de verzuimende medewerkers binnen deze afdeling, binnen de verslagperiode.
Ziekmeldfrequentie
Berekening ziekmeldfrequentie van de populatie binnen deze afdeling.*
Verzuimpercentage
Berekening verzuimpercentage van de populatie binnen deze afdeling.*
* De berekening van deze onderdelen kan teruggelezen worden in het artikel 'Rekenmethodieken'. Dit artikel kunt u raadplegen door hier te klikken.
4.4 Output per werknemer
Werknemer
Voorletters en achternaam van de verzuimende werknemer.
BSN
Burgerservicenummer van de verzuimende werknemer (indien in de rol 'BSN verbergen' aan staat, wordt deze kolom niet getoond).
Verzuimreden
De reden van het verzuim van de werknemer (wordt alleen getoond als bij 1.3 'Omschrijvingen' wordt aangevinkt in het voorformulier).
1e AO-dag
Eerste arbeidongeschiktheidsdag van de verzuimende werknemer.
Hersteld datum
De datum waarop de werknemer hersteld is gemeld (wordt alleen gevuld als deze datum toegevoegd is).
FTE
Het fulltime-equivalent (deeltijdfactor) van de verzuimende werknemer.
Beschikbare dagen
Het aantal beschikbare dagen van de verzuimende werknemer binnen de verslagperiode.
Verzuim in verslagperiode
Data waarop de werknemer verzuimde binnen de verslagperiode.
Percentage
Percentage van de arbeidsongeschiktheid van de verzuimende werknemer binnen de verslagperiode.
Verzuimdagen
Totaal aantal verzuimdagen van de verzuimende werknemer binnen de verslagperiode.
Verzuimpercentage
Berekening verzuimpercentage van de verzuimende werknemer binnen de verslagperiode.*
* De berekening van deze onderdelen kan teruggelezen worden in het artikel 'Rekenmethodieken'. Dit artikel kunt u raadplegen door hier te klikken.
5. Output exporteren
Het is mogelijk om de output uit te draaien in een PDF-, Excel- en/of Word-bestand. Zodra de cijfers worden getoond op uw beeldscherm na het genereren van uw selectie, kunt u kiezen voor de button 'Resultaat exporteren' rechtsbovenin uw beeldscherm.
Vervolgens kunt u in de pop-up de keuze maken naar welke extensie u het resultaat wil exporteren en klikt u op de gewenste button.
Door te kiezen voor 'Afdrukken' kunt u direct een printopdracht naar uw printer versturen. Als u kiest voor 'E-mail versturen' krijgt u een pop-up met de maileditor om het bestand direct te kunnen mailen. Bij het Exporteren naar Adobe PDF, Microsoft Word of Microsoft Excel wordt het bestand geopend in de desbetreffende programma's. U kunt dan het bestand opslaan en eventueel nog bewerken.
Tip!
Het is mogelijk om de output naar PDF per pagina te scheiden. Elk bedrijf wordt dan op een aparte pagina getoond. In de pop-up om het document naar PDF te exporteren, krijgt u de optie om 'Gescheiden pagina's' aan te vinken.
6. Rekenmethodieken
De berekeningen achter de statistiek- en rapportgenerator zijn gebaseerd op de formules die worden voorgeschreven door het Centrale Bureau voor de Statistiek (CBS). De rekenmethodieken kunt u teruglezen door hier te klikken. Het CBS heeft voor het berekenen van verzuimcijfers een officieel document gepubliceerd.
