In de onderstaande uitleg wordt per hoofdstuk uitgelegd hoe de functionaliteit werkt.
1. Voorformulier
2. Filter opslaan
3. Rapport genereren
4. Output
5. Output exporteren
1. Voorformulier
In het voorformulier kunt u een selectie maken over onder andere welke periode, populatie en protocollen u de verzuimcijfers wenst uit te draaien.
1.1 Periode
Het voorformulier start met de selectie van de periode. Hier kunt u de gewenste periode invullen. Let op! De onderste datum geeft de periode tot weer. Als u bijvoorbeeld de cijfers over geheel 2015 wenst uit te draaien, vult u hier 01-01-2015 tot 01-01-2016 in. Door op de buttons achter de data te klikken, kunt u de kalender openen. Hier kunt u handmatig een datum aanklikken.
1.2 Selectiecriteria
Bij dit onderdeel kunt u kiezen over welke populatie u de verzuimcijfers wenst uit te draaien. Dit kan op basis van Alle bedrijven (waarvoor u bent geautoriseerd), Specifieke selectie (u selecteert zelf bedrijven, afdelingen en/of werknemers) of Groep*. Bij 'Type selectie' kunt u een keuze maken uit beide opties.
* U kunt alleen kiezen voor 'Groep' als er daadwerkelijk groepen zijn ingericht onder 'Applicatie instellingen' en 'Groepsbeheer'. Als u geen groep heeft ingericht, wordt de optie niet getoond in de rapportgenerator.
Wanneer u kiest voor Specifiele selectie dan selecteert u de gewenste holding/bedrijf/afdeling(en)/werknemer(s). Dit doet u door in de kolom op de naam van het onderdeel te klikken, zodat de bedrijfsstructuur verder naar rechts wordt uitgeklapt. Als u de gehele holding inclusief alle onderliggende onderdelen wil uitdraaien, hoeft u enkel op het witte bolletje achter de holdingnaam aan te vinken.
Voor een specifiekere selectie kunt u vinkjes plaatsen bij het gewenste onderdeel. Als u een vinkje plaatst voor de bedrijfsnaam, worden meteen alle afdelingen meegenomen. Mocht u bijvoorbeeld alleen een aantal willekeurige afdelingen tegelijk willen uitdraaien, hoeft u alleen vinkjes voor de desbetreffende afdelingen te plaatsen (zie voorbeeld hieronder). Dan geldt wederom dat meteen alle werknemers van deze afdelingen worden meegenomen in de verzuimcijfers.
Door bij 'Type selectie' te kiezen voor 'Groep', hoeft u daarna alleen de gewenste groep(en) te selecteren door een vinkje te plaatsen. De cijfers worden berekend op de populatie zoals dit bij het groepsbeheer ingericht staat.
1.3 Rapportopties
Als eerste kunt u onder het kopje 'Rapportopties' kiezen voor welke protocollen u het rapport wil genereren. U kunt kiezen voor de protocollen ziek, zwanger en ziek a.g.v. zwangerschap. Het protocol 'Ziek' wordt standaard meegenomen.
Vervolgens krijgt u de keuze of u inactieve afdelingen wenst uit te sluiten van de output. Door een vinkje te plaatsen, worden deze inactieve afdelingen niet getoond.
2. Filter opslaan
Als u vaker gebruik maakt van hetzelfde rapport met dezelfde selectiecriteria is het handig om dit als filter op te slaan. U vult het gehele voorformulier in en kiest daarna rechtsonderin voor de button 'Filter opslaan'.
In de pop-up kunt u een naam geven aan het filter en kiezen voor 'Opslaan en sluiten'.
Na het opslaan kunt u eenvoudig het filter openen door het linksonderin aan te klikken.
Als de button blauw is (zoals links hierboven), is het filter geselecteerd. Als het filter is gedeselecteerd, wordt de button in een witte kleur getoond (zoals rechts hierboven).
Het filter kunt u legen door te kiezen voor de button 'Legen' rechtsonderin het beeldscherm.
3. Rapport genereren
Zodra u de gewenste selectie heeft gemaakt, kunt u het rapport gaan genereren. Dit kunt u doen door op de genereerbutton te klikken rechtsbovenin uw beeldscherm.
Let op! Het genereren van de output kan even duren, afhankelijk van de grootte van de populatie. Wij adviseren u om ondertussen niet in uw browser te klikken, maar geduldig af te wachten tot de output op uw beeldscherm wordt getoond. Zo voorkomt u dat uw browser vast kan lopen.
4. Output
Met de output wordt de uitdraai van het rapport bedoeld. Stap voor stap wordt in onderstaande beschrijving weergegeven wat er precies wordt bedoeld.
4.1 Rapportgegevens
Rapportnaam
De naam van het geselecteerde rapport.
Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.
Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).
Ziek
Ja/Nee. Protocol Ziek wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Zwanger
Ja/Nee. Protocol Zwanger wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Adoptie
Nee. Protocol Adoptie wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Donor
Nee. Protocol Donor wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Ziek a.g.v. zwangerschap
Ja/Nee. Protocol ziek a.g.v. wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
4.2 Overzicht meldingen
Meldingsdatum
Datum waarop de melding is toegevoegd. Als de datum in het rood wordt weergegeven, is de melding te laat toegevoegd (zie ook meldingscoulance). Als de datum in zwarte letters staat weergegeven, is de melding op tijd toegevoegd. De datum in het groen weergegeven, wil zeggen dat de melding te vroeg is gedaan.
Werknemer
Achternaam en voorletter(s) van de desbetreffende werknemer.
BSN
Burgerservicenummer van de werknemer. Als in de rol 'BSN verbergen' aan staat, wordt deze kolom niet getoond.
Soort melding
Aard van de melding. Hier kan 'Ziek', 'Herstel', 'Zwanger' of 'Ziek a.g.v. zwangerschap' weergegeven staan (afhankelijk welke protocollen zijn geselecteerd bij 1.3).
Datum
Datum die is ingevoerd bij de ziek, zwanger, ziek a.g.v. zwangerschap of hersteldmelding.
Percentage
Hier wordt weergegeven voor hoeveel procent de werknemer ziek is of voor hoeveel procent de werknemer is hersteld.
5. Output exporteren
Het is mogelijk om de output uit te draaien in een PDF-, Excel- en/of Word-bestand. Zodra de cijfers worden getoond op uw beeldscherm na het genereren van uw selectie, kunt u kiezen voor de button 'Resultaat exporteren' rechtsbovenin uw beeldscherm.
Vervolgens kunt u in de pop-up de keuze maken naar welke extensie u het resultaat wil exporteren en klikt u op de gewenste button.
Door te kiezen voor 'Afdrukken' kunt u direct een printopdracht naar uw printer versturen. Als u kiest voor 'E-mail versturen' krijgt u een pop-up met de maileditor om het bestand direct te kunnen mailen. Bij het Exporteren naar Adobe PDF, Microsoft Word of Microsoft Excel wordt het bestand geopend in de desbetreffende programma's. U kunt dan het bestand opslaan en eventueel nog bewerken.
Tip!
Het is mogelijk om de output naar PDF per pagina te scheiden. Elk bedrijf wordt dan op een aparte pagina getoond. In de pop-up om het document naar PDF te exporteren, krijgt u de optie om 'Gescheiden pagina's' aan te vinken.
