In de onderstaande uitleg wordt per hoofdstuk uitgelegd hoe de functionaliteit werkt.
1. Voorformulier
2. Filter opslaan
3. Rapport genereren
4. Output
5. Output exporteren
1. Voorformulier
In het voorformulier kunt u een selectie maken over onder andere welke periode, populatie en protocollen u de verzuimcijfers wenst uit te draaien.
1.1 Periode
Het voorformulier start met de selectie van de periode. Hier kunt u de gewenste periode invullen. Let op! De onderste datum geeft de periode tot weer. Als u bijvoorbeeld de cijfers over geheel 2015 wenst uit te draaien, vult u hier 01-01-2015 tot 01-01-2016 in. Door op de buttons achter de data te klikken, kunt u de kalender openen. Hier kunt u handmatig een datum aanklikken.
1.2 Selectiecriteria
Bij dit onderdeel kunt u kiezen over welke populatie u de verzuimcijfers wenst uit te draaien. Dit kan op basis van bedrijf of groep*. Bij 'Type selectie' kunt u een keuze maken uit beide opties.
* U kunt alleen kiezen voor 'Groep' als er daadwerkelijk groepen zijn ingericht onder 'Applicatie instellingen' en 'Groepsbeheer'. Als u geen groep heeft ingericht, wordt de optie niet getoond in de rapportgenerator.
Vervolgens selecteert u de gewenste holding/bedrijf. Dit doet u door in de kolom op de naam van het onderdeel te klikken, zodat de bedrijfsstructuur verder naar rechts wordt uitgeklapt. Als u de gehele holding inclusief alle onderliggende onderdelen wil uitdraaien, hoeft u enkel op het witte bolletje achter de holdingnaam aan te vinken.
Voor een specifiekere selectie kunt u vinkjes plaatsen bij het gewenste onderdeel. De onderliggende afdelingen worden automatisch meegenomen.
Door bij 'Type selectie' te kiezen voor 'Groep', hoeft u daarna alleen de gewenste groep(en) te selecteren door een vinkje te plaatsen. De cijfers worden berekend op de populatie zoals dit bij het groepsbeheer ingericht staat.
1.3 Rapportopties
Als eerste kunt u onder het kopje 'Rapportopties' kiezen welke items u wenst uit te draaien in het overzicht.
Kerngetallen = Op de output wordt op holdingsniveau en bedrijfsniveau (en indien gekozen afdelingsniveau) gescheiden en in totaal weergegeven hoeveel werknemers actief waren, het aantal FTE, het aantal meldingen, de ziekmeldfrequentie, de gemiddelde ziekteverzuimduur en het ziekteverzuimpercentage getoond.
Verzuimverdeling naar duurcategorie = Op de output wordt op holdingsniveau en bedrijfsniveau (en indien gekozen afdelingsniveau) gescheiden en in totaal weergegeven wat het ziekteverzuimpercentage is en de bijhorende duurcategoriën (kort verzuim, middellang verzuim, lang verzuim en extra lang verzuim).
Verzuim per maand = Op de output wordt op holdingsniveau en bedrijfsniveau (en indien gekozen afdelingsniveau) gescheiden en in totaal weergegeven wat het ziekteverzuimpercentage specifiek per maand is.
Bij het tweede kopje kunt u de keuze maken uit de drie volgende opties:
Beeindigde contracten = Werkgevers met een beeindigd contract mee laten rekenen in de verzuimcijfers.
Structureel Functioneel Beperkt = Werknemers met een SFB-status mee laten rekenen in de verzuimcijfers.
Afdelingen = De cijfers ook op afdelingsniveau specifiek weer laten geven op de output.
Vervolgens kunt u ervoor kiezen op basis van welke protocollen u de verzuimcijfers wenst uit te draaien. Het is verplicht om hier minstens één vinkje te plaatsen.
Als laatste kunt u nog een aantal filters instellen.
Geslacht = Hier kunt u onderscheid maken of u de verzuimcijfers op basis van het mannelijke, vrouwelijke geslacht of beiden wenst uit te draiaen.
Leeftijdscategorie = Hier kunt u waarden invullen over welke leeftijdcategorie u de cijfers wenst uit te draaien. Hier staat standaard 15 tot 67 jaar ingevuld.
2. Filter opslaan
Als u vaker gebruik maakt van hetzelfde rapport met dezelfde selectiecriteria is het handig om dit als filter op te slaan. U vult het gehele voorformulier in en kiest daarna rechtsonderin voor de button 'Filter opslaan'.
In de pop-up kunt u een naam geven aan het filter en kiezen voor 'Opslaan en sluiten'.
Na het opslaan kunt u eenvoudig het filter openen door het linksonderin aan te klikken.
Als de button blauw is (zoals links hierboven), is het filter geselecteerd. Als het filter is gedeselecteerd, wordt de button in een witte kleur getoond (zoals rechts hierboven).
Het filter kunt u legen door te kiezen voor de button 'Legen' rechtsonderin het beeldscherm.
3. Rapport genereren
Zodra u de gewenste selectie heeft gemaakt, kunt u het rapport gaan genereren. Dit kunt u doen door op de genereerbutton te klikken rechtsbovenin uw beeldscherm.
Let op! Het genereren van de output kan even duren, afhankelijk van de grootte van de populatie. Wij adviseren u om ondertussen niet in uw browser te klikken, maar geduldig af te wachten tot de output op uw beeldscherm wordt getoond. Zo voorkomt u dat uw browser vast kan lopen.
4. Output
Met de output wordt de uitkomst van het rapport bedoeld. Stap voor stap wordt in onderstaande beschrijving weergegeven wat er precies wordt bedoeld.
4.1 Rapportgegevens
Rapportnaam
Naam van de geselecteerde rapportagemogelijkheid.
Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.
Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).
Structureel Functioneel Beperkt
Ja. Output is standaard inclusief medewerkers met een SFB-status.
Afdelingen
Ja/Nee. Weergave of u deze keuze heeft gemaakt de verzuimcijfers te specificeren op afdelingsniveau.
Leeftijd
Gekozen leeftijdscategorie
Geslacht
Beide/Man/Vrouw. Weergave of u de verzuimcijfers wenst te berekenen over de mannelijke of vrouwelijke (of beiden) populatie.
Ziek
Ja/Nee. Protocol Ziek wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Zwanger
Ja/Nee. Protocol Zwanger wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Adoptie
Nee. Protocol Adoptie wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Donor
Nee. Protocol Donor wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.
Ziek a.g.v. zwangerschap
Ja/Nee. Protocol ziek a.g.v. wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
4.2 Kerngetallen
Onderdeel
Naam van de holding, het bedrijf of de afdeling.
Aantal
Totaal aantal actieve werknemers binnen de gekozen verslagperiode.
FTE
Totaal aantal FTE van de actieve werknemers binnen de gekozen verslagperiode.
Meldingen
Totaal aantal verzuimmeldingen binnen de gekozen verslagperiode.
ZMF
Ziekmeldfrequentie berekend over de gekozen verslagperiode.
GZVD
Gemiddelde ziekteverzuimduur berekend over de gekozen verslagperiode.
ZVP
Ziekteverzuimpercentage berekend over de gekozen verslagperiode.
De berekening van de ZMF, de GZVD en het ZVP kunt u hier nalezen.
4.3 Verzuimduur
Onderdeel
Naam van de holding, het bedrijf of de afdeling.
ZVP
Ziekteverzuimpercentage berekend over de gekozen verslagperiode.
KV%
Percentage verzuim binnen de duurcategorie 'Kort verzuim'.
MLV%
Percentage verzuim binnen de duurcategorie 'Middellang verzuim'.
LV%
Percentage verzuim binnen de duurcategorie 'Lang verzuim'.
ELV%
Percentage verzuim binnen de duurcategorie 'Extra lang verzuim'.
De opbouw en de berekening van de duurcategoriën kunt u hier teruglezen.
4.4 Verzuim per maand
Onderdeel
Naam van de holding, het bedrijf of de afdeling.
Maand, jaar
Ziekteverzuimpercentage berekend over dat onderdeel in die maand.
5. Output exporteren
Het is mogelijk om de output uit te draaien in een PDF-, Excel- en/of Word-bestand. Zodra de cijfers worden getoond op uw beeldscherm na het genereren van uw selectie, kunt u kiezen voor de button 'Resultaat exporteren' rechtsbovenin uw beeldscherm.
Vervolgens kunt u in de pop-up de keuze maken naar welke extensie u het resultaat wil exporteren en klikt u op de gewenste button.
Door te kiezen voor 'Afdrukken' kunt u direct een printopdracht naar uw printer versturen. Als u kiest voor 'E-mail versturen' krijgt u een pop-up met de maileditor om het bestand direct te kunnen mailen. Bij het Exporteren naar Adobe PDF, Microsoft Word of Microsoft Excel wordt het bestand geopend in de desbetreffende programma's. U kunt dan het bestand opslaan en eventueel nog bewerken.
Tip!
Het is mogelijk om de output naar PDF per pagina te scheiden. Elk bedrijf wordt dan op een aparte pagina getoond. In de pop-up om het document naar PDF te exporteren, krijgt u de optie om 'Gescheiden pagina's' aan te vinken.
