Veelgestelde vragen VerzuimSignaal

Klik op een van de veelgestelde vragen om het antwoord te tonen.

VerzuimSignaal

• 1. Ik heb een nieuwe medewerker toegevoegd. Sindsdien kan ik de werknemer niet meer terugvinden. Hoe kan het dat ik de medewerker ineens kwijt ben?

  Dit wordt veroorzaakt door het feit dat uw account niet automatisch is geautoriseerd. U mag hiervoor contact opnemen met uw applicatiebeheerder. Uw account is nu zo ingesteld dat bij elk nieuw toegevoegd bedrijf, afdeling en/of werknemer de applicatiebeheerder handmatig een vinkje moet plaatsen in de autorisatieboom.
  
  Bovenstaand kan eenvoudig aangepast worden door uw applicatiebeheerder. Het is de bedoeling dat de applicatiebeheerder uw account dan zo instelt dat u meteen het nieuwe toegevoegde bedrijf, afdeling en/of werknemer terug kan vinden. In de autorisatieboom staan witte bolletjes achter de holding of eventuele onderliggende bedrijven. De bolletjes mogen waar nodig aangeklikt worden voor de automatische autorisatie. Bekijk het hele artikel Eigen gebruikers
  
  

• 2. Ik zie dezelfde medewerker twee keer (of vaker) op de uitdraai van de statistieken of rapportages staan. Waar wordt dit door veroorzaakt?

  Dit probleem kan twee verschillende oorzaken hebben. De eerste mogelijkheid is het feit dat de werknemer dubbel in VerzuimSignaal staat. De tweede mogelijke oorzaak is het feit dat de werknemer in de verslagperiode twee actieve hoofddienstverbanden heeft.
  
  

• 3. Ik heb bij de statistiek- of rapportgenerator een holding aangevinkt, maar ik krijg geen uitdraai over de bijbehorende onderliggende bedrijven. Hoe kan ik dit oplossen?

  Als u enkel een vinkje plaatst in het voorformulier van de statistiek- en rapportgenerator vóór de holding, worden alleen de afdelingen en medewerkers die los onder de holding staan meegenomen in de berekening. Om alle onderliggende onderdelen mee te nemen in de berekening kunt het witte bolletje aanklikken achter de naam van de holding. U hoeft daardoor niet alle onderliggende onderdelen handmatig aan te vinken.
  

• 4. Ik heb nog informatie over een verzuimmelding van een werknemer, maar het dossier is al afgerond. Hoe kan ik de informatie alsnog toevoegen aan het verzuimdossier?

  Het is afhankelijk van uw rol of het mogelijk is om UWV-documenten, eigen documenten of notities toe te voegen aan een afgerond verzuimdossier. Als de optie wel aanstaat in uw rol, kunt u de ziekmelding in het dropdownmenu aanklikken. De icoontjes voor het uploaden van eigen documenten en het toevoegen van UWV-documenten en notities zijn dan zichtbaar in het tabblad ‘Dossier’ terwijl de het verzuimdossier is afgerond. Meer informatie over uw rolinstellingen kunt u opvragen bij uw applicatiebeheerder.

  

• 5.Ik heb tekst geplakt in een sjabloon of notitie. Waarom wordt de tekst daarna niet meer goed weergegeven of is de tekst incompleet?

  Als u tekst uit bijvoorbeeld een Word- of Outlookbestand rechtstreeks knipt in plakt in een sjabloon of notitie, kan het voorkomen dat de tekst daarna niet meer goed weergegeven wordt. Dit wordt veroorzaakt door onzichtbare codes die meekomen vanuit onder andere Word of Outlook en daardoor ook in Verzuimsignaal terecht komen. De tekst moet daarom altijd als platte tekst in Verzuimsignaal geplakt worden. U kunt de desbetreffende tekst eerst plakken in bijvoorbeeld Kladblok of Notepad. Vanuit hier kunt u de tekst opnieuw kopiëren en dan plakken in het sjabloon of in de notitie in Verzuimsignaal.

   

• 6. Ik heb twee of meerdere (medische) accounts. Hoe kan ik deze accounts aan elkaar laten koppelen?

  Het is alleen mogelijk om zelf meerdere eigen accounts aan elkaar te koppelen, mits deze optie aanstaat in uw rol. Indien deze optie aanstaat in uw rol, kunt u dit realiseren door te kiezen voor ‘Mijn account’ en daarna te kijken bij het kopje ‘Gekoppelde accounts’.
  
  Via de button ‘Toevoegen’ kunt u meerdere subaccounts toevoegen. U kunt met de inloggegevens van het hoofdaccount voortaan inloggen en in de omgeving zelf schakelen naar één van de subaccounts. De subaccounts kunt u vinden door met uw muis over uw naam rechts bovenin Verzuimsignaal te gaan. De accountnamen staan ingedeeld onder het kopje ‘Naar de omgeving:”. Indien dit meerdere accounts zijn, kunt u klikken op ‘Verberg/toon anderen’, zodat het gehele menu wordt uitgeklapt.
  
  Let op! Het is alleen mogelijk om medische accounts met medische accounts te koppelen. Hetzelfde geldt voor niet-medische accounts: deze kunnen alleen gekoppeld worden aan niet-medische accounts. Indien de optie niet aanstaat in uw rol, kunt u contact opnemen met uw applicatiebeheerder.

   

• 7. Ik krijg bij het inloggen in mijn (medische) account de melding dat mijn account geblokkeerd is. Hoe kan ik mijn account laten deblokkeren?

  Als u vaker dan driemaal de verkeerde combinatie van uw gebruikersnaam en uw wachtwoord invoert bij het inloggen, wordt uw account geblokkeerd. De blokkering wordt automatisch na een uur opgeheven.
  
  U kunt tevens uw (medische) account laten deblokkeren door uw applicatiebeheerder. De applicatiebeheerder kan via de instellingen van de gebruikersaccounts kiezen voor de button ‘Deblokkeren’ onder het kopje ‘Beveiliging’.
  
  Indien u uw inloggegevens van uw niet-medische account bent vergeten, mag u contact opnemen met uw applicatiebeheerder. Als het gaat om een medisch account, kunt u uw inloggegevens opnieuw opvragen bij de Supportdesk van Verzuimsignaal (via uw applicatiebeheerder). Tevens kunt u overwegen uw (medische) account te valideren, zodat u direct uw inloggegevens per e-mail kan opvragen.

   

• 8. Ik zie bij mijn accountgegevens staan dat mijn account niet gevalideerd is. Wat betekend dit en is het noodzakelijk dat ik mijn account valideer?

  Uzelf of uw applicatiebeheerder kan een validatielink versturen naar het e-mailadres dat in uw account beschreven staat. U kunt de optie terugvinden onder ‘Mijn account’ bovenin de rode balk. De applicatiebeheerder kan de link versturen via de accountgegevens van de gebruiker.
  
  Als u de validatielink aanvraagt, wordt er direct een e-mail met een link verstuurd naar uw e-mailadres. De link is 24 uur geldig. Mocht u binnen die tijd de link niet aangeklikt hebben, moet u de validatielink opnieuw aanvragen via de eerder genoemde manier.
  
  Het voordeel van het valideren van uw account is het feit dat u, als u uw inloggegevens bent vergeten, meteen zelf per e-mail uw wachtwoord kan opvragen. U hoeft dan geen contact op te nemen met uw applicatiebeheerder, omdat u zelf de e-mail ontvangt met de inloggegevens.

  

• 9. Ik wil graag een medisch account aanvragen voor onze bedrijfsarts of verlengde arm. Hoe moet ik dit doen en aan welke eisen moet mijn aanvraag voldoen?

  Enkel applicatiebeheerders kunnen aanvragen voor medische accounts indienen. Via de applicatie instellingen kan er gekozen worden voor de button ‘Medische gebruikers’. Op de nieuwe pagina kunt u een nieuwe medische gebruiker toevoegen door op het groene icoontje met de + te klikken.
  
  Het is van groot belang dat het BIG-registratienummer, het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer correct ingevuld worden. De gele velden zijn de velden die verplicht gevuld moeten worden. Zodra de gegevens zijn ingevoerd, kunt u de aanvraag opslaan en dan wordt deze automatisch naar de Supportdesk van i-Signaal verzonden. De Supportdesk controleert de aanvraag en zal het account accorderen of afkeuren. Zodra het account wordt geaccordeerd, krijgt de medische gebruik direct per mail de gebruikersnaam en per sms het wachtwoord toegestuurd.
  
  Indien het gaat om een medisch account voor een verlengde arm of een andere medische gebruiker zonder BIG-registratienummer, zal er tevens een BIG-registratienummer ingevuld moeten worden. De gebruiker zal werkzaam moeten zijn voor een arts met een BIG-registratienummer en dit nummer moet ingevuld worden. Dit mag niet zonder overleg: de overeenkomst moet gedocumenteerd worden en ondertekend door zowel de arts als de medische gebruiker die gebruik maakt van het BIG-registratienummer van de arts.
   

   

• 10. Ik heb een UWV-document in het verzuimdossier van een medewerker definitief gemaakt, maar ik moet achteraf nog een wijziging doorvoeren. Hoe kan ik dit doen?

  Als u een document definitief maakt, kunnen daarna geen wijzigingen meer doorgevoerd worden in dit document. Het is mogelijk om het document terug te zetten op conceptfase. U kunt uw applicatiebeheerder verzoeken om het document terug te zetten op conceptfase. De applicatiebeheerder moet deze optie wel aan hebben staan in de rol. Mocht dit niet het geval zijn, kan de applicatiebeheerder het verzoek neerleggen bij de Supportdesk van i-Signaal.
  
  De applicatiebeheerder kan naar het tabblad ‘Dossier’ in het werknemersdossier gaan en klikken op het icoontje in de vorm van een slot achter het desbetreffende document dat definitief is gemaakt. Deze optie is een rolinstelling. De applicatiebeheerder kan deze rolinstelling aanvragen bij de Supportdesk van i-Signaal.
  
  

   

• 11. Ik ben een bedrijf kwijt in de applicatie inclusief alle werknemers. Hoe krijg ik deze gegevens terug?

  Vermoedelijk is het arbodienst-contract van het bedrijf verlopen. Dit gebeurt vaak rond de jaarwisseling omdat veel contracten ingesteld staan op een einddatum van 31 december of 1 januari.
  Wanneer het contract van een bedrijf verlopen is, verdwijnt het bedrijf naar de achtergrond en is het niet meer direct zichtbaar.
  Om uw bedrijf weer actief te maken gaat u naar het tabblad Werkgevers in de menubalk van VerzuimSignaal. Vervolgens klikt u onder dit tabblad op Inactieve contracten.
  Zoek in dit overzicht het bedrijf op wat niet meer zichtbaar is en klik op de naam van het bedrijf.
  U komt in de bedrijfsgegevens van het bedrijf. Scrol door naar het onderdeel Contract(en) - (arbo)dienstverlener en klik op wijzigen.
  
  
  
  Verander in het contractvenster de einddatum van het contract naar bijvoorbeeld 1-1-2016 en klik op Opslaan en sluiten.
  Na het opslaan is het bedrijf inclusief werknemers weer zichtbaar in uw applicatie.

• 12. Een werkgever-gebruiker kan niet meer inloggen omdat het account verlopen is, maar in het account staat geen einddatum. Hoe kan ik dit verhelpen?

  De einddatum in het account van de gebruiker is niet de enige plek waar een gebruikersaccount kan verlopen. Vermoedelijk is het arbodienst-contract van het bedrijf verlopen. Dit gebeurt vaak rond de jaarwisseling omdat veel contracten ingesteld staan op een einddatum van 31 december of 1 januari.
  Wanneer het contract van een bedrijf verlopen is, verdwijnt het bedrijf naar de achtergrond en is het niet direct zichtbaar. Ook de werkgever-gebruikers die onder dat bedrijf vallen kunnen dan niet meer inloggen.
  Om uw bedrijf weer actief te maken gaat u naar het tabblad Werkgevers in de menubalk van VerzuimSignaal. Vervolgens klikt u onder dit tabblad op Inactieve contracten.
  Zoek in dit overzicht het bedrijf op wat niet meer zichtbaar is en klik op de naam van het bedrijf.
  U komt in de bedrijfsgegevens van het bedrijf. Scrol door naar het onderdeel Arbodienst - contractgegevens en klik op wijzigen.
  
  
  
  Verander in het contractvenster de einddatum van het contract naar bijvoorbeeld 1-1-2016 en klik op Opslaan en sluiten.
  Na het opslaan is het bedrijf inclusief werknemers weer zichtbaar in uw applicatie en kunnen de werkgever-gebruikers onder het bedrijf weer inloggen.

• 13. Bepaalde onderdelen van VerzuimSignaal worden niet goed of niet volledig getoond. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?

  Vermoedelijk gebruikt u VerzuimSignaal met Internet Explorer en staat de zogenaamde ''compatibiliteitsweergave'' in Internet Explorer ingeschakeld.
  Wanneer u Internet Explorer gebruikt en de compatibiliteitsmodus hebt ingeschakeld, dan kan het voorkomen dat bepaalde onderdelen van VerzuimSignaal niet goed functioneren of niet goed weergegeven worden.
  Wij adviseren daarom om de compatibiliteitsweergave uit te schakelen wanneer u gebruik maakt van Internet Explorer om in VerzuimSignaal te werken.
  
  Problemen in VerzuimSignaal die u onder andere tegen kunt komen wanneer compatibiliteitsweergave is ingeschakeld:
  
  -Wanneer u meerdere accounts gekoppeld heeft, kan de switch in uw account-menu onzichtbaar zijn.
  -Exports van overzichten naar Excel (zoals openstaande dossiers) kunnen op 1 Excel-regel getoond worden in plaats van onder elkaar.
  -Scrollbalken in diverse formulieren (zoals applicatie instellingen of werknemer toevoegen) kunnen ontbreken.
  -Invoervelden kunnen de ingevulde waarden verkeerd tonen.
  -Het VerzuimSignaal Dashboard wordt niet ingeladen.
  -Functionaliteiten kunnen buiten beeld vallen.
  
  Meer informatie over het uitschakelen van deze compatibiliteitsweergave vindt u hier.

• 14. Kan ik met twee verschillende accounts tegelijkertijd inloggen in VerzuimSignaal?

  Nee, in een web-applicatie kunt u in één browser-sessie slechts met 1 account tegelijk werken.
  Wanneer u met een account ingelogd bent in VerzuimSignaal en u opent een nieuw tabblad waarin u met een andere account inlogt, dan verloopt de gebruikersessie van het account waarmee u als eerste ingelogd was.
  Dit is niet direct zichtbaar, maar wanneer u vervolgens met de verlopen inlogsessie verder werkt kunnen er fouten op de internetpagina ontstaan en worden gegevens niet of verkeerd opgeslagen.
  
  TIP: Wanneer u meerdere internet browsers geïnstalleerd heeft, kunt u per internet browser een keer inloggen in VerzuimSignaal. U kunt dus met 1 account inloggen in Internet Explorer en met 1 account in Google Chrome.

• 15. Wanneer ik een werknemer hersteld meld, dan blijft de werknemer terug komen in het overzicht openstaande dossiers. Hoe kan ik dit verhelpen?

  Wanneer u een werknemer hersteld heeft gemeld en de werknemer blijft in het overzicht openstaande dossiers met een groen vinkje  dan staat er hoogstwaarschijnlijk nog een taak open in het hersteldossier.
  Dit kan gebeuren wanneer er een herstelmelding is doorgevoerd ná de 42e weekmelding in het WVP protocol. Dan dient de herstelmelding nog gemeld te worden bij het UWV door middel van een formulier wat aan de taak in het hersteldossier gekoppeld is.
  Klik op het openstaande dossier en ga naar het tabblad Taken om de taak uit te voeren. Bij het uitvoeren van de laatste taak binnen het herstelprotocol krijgt u de melding of u het dossier wilt sluiten. Klik hier op OK om het dossier te sluiten
  
  Ziet u geen taak in het hersteldossier? Vermoedelijk bent u niet bevoegd om de taak te lezen of uit te voeren. Uw applicatiebeheerder kan bepalen welke gebruikersrol welke taken mag uitvoeren.
  
  Betreft het geen wettelijke taak en wilt u deze taak niet langer moeten uitvoeren bij een herstelmelding? Als applicatiebeheerder kunt u de taak uitschakelen via Applicatie instellingen -> Protocollen -> 100% hersteld.
  Klik op de taak in het protocol 100% hersteld. Vervolgens zorgt u dat alle contracten in de taak uitgevinkt worden en slaat u de taak op. Vanaf het moment van opslaan zal de taak niet meer gestart worden bij een nieuwe 100% herstelmelding.
  
  Het is tevens mogelijk dat alle taken wel zijn uitgevoerd. Bij het afvinken van de laatste taak komt automatisch de vraag naar voren of u het dossier wenst af te ronden. Bij het negeren van deze melding, blijft het hersteldossier openstaan.
  
  Beide situaties kunt u eenvoudig oplossen door op het sloticoontje in het dossier van de werknemer te klikken.

• 16. Is het mogelijk om wensen aan te dragen ter verbetering van de applicatie VerzuimSignaal?

  Het is mogelijk om als klant nieuwe functionaliteit of een softwareaanpassing te verzoeken bij VerzuimSignaal. Dit kan door middel van het aanmelden van een Request for Change (RFC) bij de Servicedesk. De Servicedesk verschaft terugkoppeling op het verzoek of het is af- of goedgekeurd. Dit is ter volledige discretie van Leverancier.
  
  VerzuimSignaal heeft als doelstelling tijdig aan nieuwe en/of aangescherpte wet- en regelgeving te voldoen binnen de applicatie VerzuimSignaal. Deze wettelijke Changes worden door software-release uitgeleverd in de VerzuimSignaal-applicatie. De release-cyclus is in principe iedere eerste dinsdag van iedere maand.

   

Privacy & Security

• 1. Wat zijn de specificaties van de datacenters waar VerzuimSignaal haar klantdata heeft ondergebracht?

  De klantdata wordt enkel in Nederland opgeslagen. De klantdata is ondergebracht bij twee partijen, namelijk Previder en Equinix. Omdat VerzuimSignaal haar klantdata op twee locaties/ datacenters heeft opgeslagen, zal er bij uitval van bijvoorbeeld een server geen downtime zijn. De data is gespiegeld, ofwel redundant uitgevoerd: is er één datacenter niet beschikbaar dan wordt deze overgenomen door het andere datacenter.

   

• 2. Worden er back-ups gemaakt van de data in VerzuimSignaal?

  VerzuimSignaal is verantwoordelijk voor het maken van database back-ups, het toetsen op integriteit en het organiseren van externe opslag. Dagelijks wordt een volledige databaseback-up gemaakt. Minimaal 1x per maand worden er een systeemback-up gemaakt. 1x per maand wordt de integriteit getoetst van de gemaakte databaseback-ups.
  
  Service Levels Back-up Productieomgevingen
  Dienst                                                Service Level
  Frequentie databaseback-up         Dagelijks
  Archivering locatie                           Alle databaseback-ups worden encrypted op schijf opgeslagen in het alternatieve datacenter.
  Back-upwindow                                Maintenance window
  Retentie                                              Dag backups worden 1 maand bewaard; maandback-ups 1 jaar

   

• 3. Op welke wijze is de beveiliging van de data en applicatie VerzuimSignaal ingeregeld?

  Voor beveilig van data hanteert VerzuimSignaal o.a. encryptie van klantdata. Voor datatransactie wordt de TLS-standaard gehanteert. Voor document encryptie wordt AES Rijndael toegepast.

   

• 4. Voor welke normen is VerzuimSignaal gecertificeerd?

  VerzuimSignaal is gecertificeerd voor de volgende normen:
   

  Partner	Norm	Omschrijving
  Leverancier	ISO:27001  HR Keurmerk	Standaard voor informatiebeveiliging  Het keurmerk veilig HR-systeem
  Datacenter	ISO:27001  ISO:9001  ISO:14001	Standaard voor informatiebeveiliging  Kwaliteitsbeleid  Milieumanagementsystemen  Beheersing van van processen

  
  
  
  
  
  
   

   

• 5. Wanneer vindt er onderhoud plaats aan de VerzuimSignaal-applicatie?

  Noodzakelijke werkzaamheden aan de applicatie die eventuele verminderde performance of niet-beschikbaarheid van de VerzuimSignaal-applicatie met zich mee kunnen brengen, worden uitgevoerd van maandag tot en met vrijdag binnen de tijdvakken tussen 18:00 - 07:00 uur of in het weekend. Applicatieonderhoud werkzaamheden worden van tevoren kenbaar gemaakt via de Statuspagina van VerzuimSignaal indien er Downtime of verminderde performance verwacht wordt.

   

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• 1. Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

  Op 25 mei 2018 treedt een nieuwe Europese privacywet in werking: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening is internationaal ook wel bekend onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR).
  
  Deze regelgeving zal in alle lokale privacywetten binnen de hele EU en Europese Economische Ruimte (EER) worden geïmplementeerd. De verordening geldt voor alle organisaties die producten of diensten verkopen aan burgers in Europa en hun persoonsgegevens verwerken, inclusief bedrijven op andere continenten. De verordening biedt burgers in de EU en EER meer controle over hun persoonsgegevens en moet waarborgen dat hun informatie in heel Europa goed wordt beschermd.
  
  De nieuwe AVG vervangt de gegevensbeschermingsrichtlijn 95/46/EG. De AVG is rechtstreeks van toepassing in elke lidstaat en zal leiden tot een betere harmonisatie van gegevensbescherming tussen de EU-landen.
  
  Hoewel veel bedrijven inmiddels al eigen privacyprocessen en -procedures hebben vastgesteld in overeenstemming met de richtlijn, bevat de AVG een aantal nieuwe waarborgen voor EU-Burgers waarvan gegevens worden verzameld. Zodra de AVG van kracht is, dreigen er forse boetes en straffen voor gegevensverantwoordelijken en verwerkers die zich niet aan de regels houden.
  
  De AVG maakt het noodzakelijk dat bedrijven die persoonsgegevens van EU-Burgers verwerken hun verwerkingsproces zodanig aanpassen, dat deze in lijn is met de nieuwe Verordening..

• 2. Gebruik BSN - Mijn koppeling gebruikt BSN als sleutelwaarde, wat moet ik doen?

  VerzuimSignaal bepaald voor alle koppelingen wat de impact is. Batchgewijs informeert VerzuimSignaal de betreffende klanten voor verdere afstemming. Voor meer informatie hierover, klikt u hier.

• 3. Gebruik BSN - Als BSN geen sleutelwaarde mag zijn, waar moet een sleutelwaarde aan voldoen?

  De volgende eisen zijn gesteld aan de nieuwe unieke sleutelwaarde om de werknemer te identificeren:

  • Betekenisloos: de sleutelwaarde bevat geen betekenissen in (delen van) de uitgegeven string. Een versleuteld BSN nummer is dan ook geen optie.
  • Uniciteit: de sleutelwaarde dient maar éénmaal voor te komen in de bronadministratie van de leverende partij.
  • Persistent: een uitgegeven sleutelwaarde blijft altijd gekoppeld aan de werknemer, ook als deze uit dienst gaat.

• 4. Gebruik BSN - Waarom is het personeelsnummer geen goed alternatief als sleutelwaarde?

  Het personeelsnummer is geen geschikte sleutelwaarde wanneer:

  • Personeelsnummers hergebruikt kunnen worden.
  • Tijdelijke personeelsnummers worden gebruikt bij het MKB.
  • Entiteiten in een organisatie eenzelfde personeelsnummers uitgeven.
  • Overstappen door werkgever van pakket nieuwe personeelsnummers oplevert.

  
  VerzuimSignaal bepaald of het personeelsnummer (ook wel intern nummer genoemd) geschikt is om als sleutelwaarde te hanteren voor de werknemer. Voorwaarde is wel dat deze in de populatie uniek is en blijft, deze wordt dus ook niet opnieuw uitgegeven. Indien het personeelsnummer niet als sleutelwaarde gebruikt kan worden, zal bepaald moeten worden wat als een alternatieve sleutelwaarde kan dienen.