Afspraken plannen via agendawizard

Binnen de planningsagenda is het op twee manieren mogelijk om een afspraak in te plannen in de planningsagenda. 


1. Via de planningsagenda. Deze manier van plannen wordt in het artikel Afspraken plannen en brieven maken uitgelegd.
2. Via de agenda wizard in het dossier van een werknemer. Deze manier van plannen bespreken we in dit artikel. Deze methode is handig voor gebruikers die veel in dossiers werken. Het is mogelijk om met de wizard rechtstreeks vanuit een dossier een afspraak te plannen zonder naar de planningsagenda te hoeven switchen.
 
Belangrijk: Om in de planningsagenda een afspraak te plannen moet er altijd een beschikbaarheid aanwezig zijn. Een beschikbaarheid geeft aan op welke tijden een agendagebruiker op de betreffende locatie aanwezig is. Zie ook het artikel Beschikbaarheidsblokken aanmaken.


U bent aan het werk in het dossier van een werknemer en u wilt gelijk een afspraak plannen bij een bedrijfsarts.

1. Ga naar het tabblad Dossier van het werknemerdossier en klik vervolgens op Planningsagenda wizard 


Een nieuw venster waarin u de afspraak kunt plannen wordt geopend. Standaard worden de werknemer gegevens al voor u ingevuld.


2. Klik op het tabblad Afspraak gegevens.

2.1. Zoek een locatie waar de afspraak plaatsvind. Standaard zoekt de wizard op alle locaties.
2.2. Kies een verrichting die uitgevoerd wordt, bijvoorbeeld een spreekuur. Verrichtingen worden bij de inrichting van de agenda bepaald.
2.3. Kies een agenda waarin gepland moet worden (bijvoorbeeld die van een bedrijfsarts, als de werknemer op spreekuur bij de bedrijfsarts moet komen).
2.4. Bij Termijn (dagen) geeft u aan binnen hoeveel dagen van vandaag u wilt plannen. In dit voorbeeld willen we alle beschikbare tijd zien binnen nu en twee weken. 

Wilt u binnen een specifieke periode zoeken? Dan kunt u handmatig de periode aanpassen bij Zoeken vanaf en Zoeken tot.

Als bovenstaande is ingevuld geeft de agenda wizard suggesties van beschikbare tijd binnen de door u gekozen criteria. In onderstaand voorbeeld willen we de werknemer binnen nu en 14 dagen op spreekuur laten komen in Hengelo bij bedrijfsarts D. Pluijgert. 
Zoals u in onderstaand voorbeeld kunt zien geeft de agenda wizard aan op welke datums en tijdstippen de geselecteerde bedrijfsarts op de gekozen locatie is.


3. Selecteer in de lijst met voorgestelde beschikbare tijden de tijd waarop u wilt plannen (door een vinkje te zetten) en klik op de diskette  om de afspraak op te slaan.
 
Belangrijk: De agenda wizard zoekt in de beschikbaarheid van de bedrijfsarts zelf de eerst mogelijke tijd en plant daar uw afspraak. De duur van de afspraak wordt bepaald door de standaard normtijd van de verrichting die u hebt gekozen. De normtijd van een verrichting wordt bepaald door uw applicatiebeheerder in de inrichting van de planningsagenda.

4. Na het opslaan ziet u de afspraak terug in het dossier van de werknemer onder Agenda afspraken.


5. In de laatste kolom kunt u de status van de afspraak wijzigen.
Wanneer u de status wijzigt van Reservering naar Definitief krijgt u de vraag van de applicatie of u een brief wilt opstellen.

6. Klik op OK om een document op te stellen.

Het volgende nieuwe venster wordt geopend.


3. Kies een sjabloon, in ons voorbeeld heet het Uitnodigingsbrief. Sjablonen kunnen door uw applicatiebeheerder worden ingericht.
4. Kies een verzuimdossier waarin de brief opgeslagen moet worden. Standaard wordt de laatste openstaande verzuimmelding geselecteerd. Als er geen dossier aanwezig is, kunt u een preventief dossier selecteren (die bij het opslaan wordt aangemaakt).

5. Klik op Toevoegen aan dossier om een nieuw venster te openen waarin de brief wordt gegenereerd.


6. U kunt indien nodig nog aanpassingen aanbrengen in de brief. Uiteindelijk klikt u op Opslaan en sluiten  om de brief op te slaan in het dossier van de werknemer.
Wanneer u op Opslaan en inhoud exporteren  klikt wordt de brief ook opgeslagen in het dossier van de werknemer, maar kunt u de brief gelijk exporteren en bijvoorbeeld printen of per e-mail versturen naar de werknemer. 

 
Gerelateerde artikelen:
Beschikbaarheidsblokken aanmaken
Beheer en inrichting van de agenda
Agenda rapportage
Planningsagenda planning agenda wizard agenda-wizar agenda-wizard wizzard beschikbaarheid dossier afspraken no-show reservering klanten
3 personen vinden dit handig. - Ik ook!

Reacties